1.總則

1.1為加強檔案數字化外包安全管理，確保檔案數字化進程中檔案實體與信息安全，依據國家有關規矩和標準，擬定本《標準》。

1.2各級各類檔案館、室等檔案部分（以下簡稱“檔案部分”）展開檔案數字化外包工作，具有獨立法人身份的檔案數字化加工服務安排（以下簡稱“數字化服務安排”）承當檔案數字化外包服務，應遵從本《標準》展開安全管理工作。擋案部分自行展開檔案數字化時，可參照本《標準》施行安全管理。

1.3本《標準》所稱數字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數字化按國家有關規矩履行。

1.4檔案數字化外包安全管理應依照“安全一、防備為主”的準則，采納科學有用的安全管理辦法，運用確保檔案安全的技能手法，樹立權責清晰、覆蓋檔案數字化全進程的崗位責任制，對檔案數字化全進程施行嚴厲監督和管理，確保檔案實體與信息安全。

2.檔案部分的安全管理

2.1成立由首要領導或分擔領導同志參與的檔案數字化外包管理安排，清晰檔案數字化管理的部分、人員及其責任。

2.2依據檔案數字化全體規劃，確認數字化外包檔案的規模，提出檔案數字化外包安全管理要求和技能指標。

2.3提出檔案數字化外包投標文件中有關安全管理的要求，幫助擬定投標文件，審定合同。

2.4對數字化服務安排的相關資質、業績、人員、設備和加工軟件等進行查詢，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記載。在同等條件下，應優先選用具有與數字化加工相關涉密資質的數字化服務安排。

2.5樹立檔案數字化安全保密準則，與數字化服務安排簽定安全保密協議，并對檔案數字化加工人員進行安全保密教育。

2.6制訂檔案實體交代、數字化加工進程管理、數字化效果檢驗與交代、存儲介質管理、檔案實體維護等操作規程或規章準則。

2.7樹立檔案數字化外包項目管理檔案，記載檔案部分和數字化服務安排施行檔案數字化外包項意圖全進程。

2.8樹立監管機制，對數字化服務安排的保密、安全辦法履行狀況進行監督、查看，避免檔案實體受損、丟掉，杜絕數字化服務安排私行仿制、留存、運用檔案信息的行為。

3.數字化服務安排的安全管理

3.1數字化服務安排有必要具有工商管理部分核發的有用營業執照，業務規模有必要包含檔案數字化加工或數據管理類項目。

3.2數字化服務安排的法人有必要是中華人民共和國境內注冊的企業法人或工作單位法人，股東及工作人員有必要為中華人民共和國境內公民，國家另有規矩的除外。

3.3數字化服務安排的工作人員有必要供給自己身份證明和公安部分供給的無犯罪記載證明，必要時供給政審資料。

3.4數字化服務安排有必要與其工作人員簽定契合國家勞動法令法規要求的勞動合同。

3.5數字化服務安排的人員數量與本質、技能與管理水平、設備與設備狀況能夠滿意擬承當項意圖要求。

3.6數字化服務安排有必要制訂并履行數字化安全保密準則，制訂并履行檔案實體交代、數字化加工進程管理、數宇化效果檢驗與交代、存儲介質管理、檔案實體維護等操作標準和管理準則。

3.7數字化服務安排應樹立安全崗位責任制，裝備專人擔任安全保密工作。

3.8數字化服務安排應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗訓練，并與工作人員簽定保密協議，清晰規矩工作人員不得閱覽、摘抄、外泄檔案內容和其他安全保密責任、責任。安全保密協議應報送檔案部分存案。

3.9數字化服務安排有必要積極支撐、合作檔案行政管理部分的安全保密查看。

4.數字化場所的安全管理

4.1數字化加工場所一般設在檔案部分獨立、可關閉的修建內。

4.2數字化加工場所應契合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

4.3數字化加工場所應裝備滿意安全管理需求的視頻監控設備，確保檔案暫存處、數字化加工工位、服務器、數據導出端及門窗等無監控死角；視頻監控體系應由檔案部分專人擔任，數字化加工場所設于檔案部分之外的，檔案部分應定時查看視頻監控體系，數字化服務安排應將視頻監控數據移送檔案部分保存；視頻監控數據自發作之日起保存不少于6個月；檔案部分應定時對視頻監控數據進行回放查看，在刪除視頻監控數據之前，要留存視頻回放安全查看記載。

4.4數字化加工場所應裝備契合國家標準并滿意工作需求的檔案裝具，用于別離寄存待數字化管理和已數字化管理的檔案。

4.5數字化加工場所須封斷一切檔案數字化加工設備的無線網絡功用,并定時進行相關檢測。

4.6數字化工作人員寄存隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區放置；數字化加工場所不得有非工作需求的私人物品，包含照相機、攝像機、手機、錄音機、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設備和各類移動存儲介質；禁止私行將數字化加工場所內的物品帶離現場。

4.7工作人員要掛牌上崗，接受身份核對掛號和安全查看，禁止無關人員進入數字化加工場所。

4.8工作人員不得在數字化加工場所內從事與數字化無關的活動，禁止在數字化加工區內喝水、進食、吸煙等，禁止帶著火種進入數字化加工場所。

4.9檔案部分和數字化服務安排應指定有關人員常常對數字化加工場所進行巡查，確保有關數字化加工和管理的各項規章準則和操作標準得到實在遵從和履行。

5.數字化加工設備、網絡環境與數據載體的安全管理

5.1檔案數字化加工進程中主張運用檔案部分供給的相關設備，運用數字化服務安排設備的，檔案部分應當對其進行必要的安全查看。

5.2檔案數字化加工運用的核算機、掃描儀等設備，有必要選用技能手法或專業物理設備關閉一切不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅接口等，關閉的裝置或端口要定時進行查看。

5.3檔案數字化加工進程中引薦運用國產設備并運用正版軟件。數字安全與網絡臨近軟硬件有必要運用通過國家安全認證的國產品牌產品。除必要的操作體系、殺毒軟件、加工軟件和三方安全管理軟件外，檔案數字化加工核算機不允許裝置任何與加工無關的軟件。

5.4檔案數字化加工網絡要與其他網絡物理阻隔，禁止運用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備。

5.5檔案數字化加工網絡環境中應裝備具有權限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功用的數字化加工安全維護體系，準確記載授權用戶的拜訪行為、設備接入和電子檔案信息流向等信息。

5.6檔案數字化加工體系應具有流程界說、使命分配、進程跟蹤、質量檢測、制品制造、數據檢驗、數據備份管理等功用，并別離設置管理員、保密員、審計員，施行“三員別離”。

5.7檔案數字化加工進程中主張由檔案部分供給核算機等設備的硬盤、移動存儲介質以及無法確保數據牢靠鏟除的設備，并逐一進行查看、掛號。數字化工作完結后，這些設備有必要交由檔案部分一致保管或毀掉，禁止私行帶走。

5.8用于檔案數字化加工的設備和存儲介質禁止與其他設備和存儲介質交叉運用，非數字化專用的設備和存儲介質禁止帶入數字化加工場所。

5.9檔案數字化進程中運用的移動存儲介質和刻錄設備應由檔案部分指定專人保管，并對運用狀況進行記載。檔案數字化效果的仿制和刻錄應相對會集。檔案部分應指定專人擔任移動存儲介質數量的清點，數字化服務安排完結仿制或刻錄的數據介質(包含損壞的數據介質）應及時交代給檔案部分指定的人員，并管理交代手續。

5.10檔案數字化設備和存儲介質不得私行送外維修，有必要送外維修的應管理書面批閱手續，并由檔案部分人員現場監督。

5.11管理沒有敞開檔案的信息設備的管理和運用應契合國家有關隱秘載體管理和運用的相關規矩。

六.檔案實體的安全管理

6.1檔案部分要對擬數字化的檔案進行涉密性、完好性、有序性及檔案實體與目錄的一致性查看。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘損的要進行掛號與管理，檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要的記載或標明。

6.2檔案部分人員應依照工作計區別批調檔，并與數字化服務安排的檔案接納人員進行清點、核對，兩邊確認準確無誤后填寫檔案交代清單一式兩份，注明交代檔案的內容、數量、狀況、交代時刻和經辦人等。

6.3檔案數字化加工不得損毀檔案，出現檔案損毀的，需按有關規矩進行處分，并進行批改和掛號。需求拆裝檔案時，應盡或許地堅持檔案原貌。

6.4檔案數字化進程中要樹立檔案流程單，流程單包含檔號、加工工序、設備編號、數量、經手人、加工時刻等,數字化加工進程中檔案流程單應與檔案實體同步流轉。

6.5檔案數字化進程中發現有涉密標識且無解密標識的檔案，數字化外包服務安排應停止該檔案的數字化加工，在掛號目錄后當行將檔案移送檔案部分。

6.6正在進行數字化加工的檔案有必要每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。

6.7數字化檔案要專人專柜保管，數字化加工結束的檔案要及時償還入庫。關于離庫時刻較長或有蟲霉隱患的檔案，應進行消毒殺蟲管理。

7.檔案數字化效果移送代納與設備管理的安全管理

7.1檔案數字化使命完結后，檔案部分應安排專業人員依照本《標準》的要求，對向檔案部分移送的數字化加工介質（如存儲介質、移動介質、備份介質等）、加工監控視頻回放安全查看記載、檔案實體出入庫交代記載、加工人員改動記載等進行安全保密專項檢驗；凡未展開安全保密專項檢驗或檢驗不合格的，不得對項目進行全體檢驗。

7.2檔案數字化效果有必要通過完好性、準確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后兩邊管理數據交代手續。

7.3檔案數字化使命完結后，數字化服務安排應會同檔案部分拆除其自帶加工設備中的硬盤等存儲介質，并將其與數字化進程中運用過的其他移動存儲介質一同移送給檔案部分，并管理相關移送手續。

7.4檔案數字化使命完結后，檔案部分有必要安排專業人員對數字化服務安排所用的設備進行查看，以確保其設備中無信息留存。凡存有信息的，有必要作鏟除信息的安全管理。