檔案數字化管理便是把傳統的以錄音帶、紙張、錄像帶等為存儲介質的各類原始檔案資料，通過緊縮、掃描、轉化等手法轉化為圖片文件、聲音文件與錄像文件等，再通過存儲管理技能把圖片與索引字段存儲在光盤庫、磁帶庫等各類大容量存儲介質里，發布到廣域網、局域網、國際互聯網、機關企工作單位內部網，便于運用者運用各種便當的查詢手法快速檢索所需求的檔案資料，完結了數字化檔案管理的新式管理技能。跟著現代互聯網技能的展開，檔案數字化管理已成為一種管理趨勢，但一同也需求認清檔案數字化管理的優勢與缺少，對其優勢充沛運用，對其缺少不斷改進，使其更好地為現代社會展開服務。

一、檔案數字化管理優勢

（一）能增強立卷準則履行力。1983年4月，中共中心工作廳、國務院工作廳發布的《機關檔案工作條例》的規矩：“凡機關工作中構成的具有保存價值的文件資料均由文書部分或業務部分進行立卷，并定時向檔案部分歸檔”，從上述規矩可見，文書管理部分收拾（立卷）在我國是一項根本準則。傳統的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要進程，現代化管理檔案也要求一切檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部分立卷的履行程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構健全的部分立卷準則，或準則形同虛設，沒有很好的履行，單個部分每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應擔任人代替部分進行立卷，但檔案管理人員常識結構和業務范疇受限，一同每日均有許多工作需完結，對每一個部分的工作內容未必了解透徹，必定也就不能確保所上交資料的完好和成套性。但檔案數字化后，結合網絡管理，由檔案員將各部分已輸入到電腦中的文件資料進行一致立卷編目，如此可進步檔案歸檔質量。

（二）能縮短檔案資料收拾工作時刻。傳統的檔案管理工作大多都是在固定時刻、固定人員與固定地點進行的，檔案資料的判定、收拾、歸檔等流程需花費許多時刻完結，且有時還會出現事半功倍的現象。檔案數字化管理，突破了原有工作管理的局限性，電腦成為現代工作的首要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的辦法完結電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進行仿制與存儲。相關部分僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可運用電腦里已設的管理體系完結對資料的歸檔，如此縮短了工作時刻，操作簡便，進步了工作質量。

（三）進步了查詢功率。在當時社會經濟飛速展開的布景下，發作了海量的檔案資源，假如依托人工完結對檔案資源的查詢費時、繁瑣。完結數字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上查找要害詞就能得到需求的信息，進步了查詢功率。工作人員也將有許多時刻從事檔案資源的收拾、分類等根底性工作。（四）增強紙質檔案原件的維護。紙質檔案完結數字化后，能夠把原件妥善地保存起來，工作中檔案的運用徹底能夠通過數字化副本代替原件完結，這樣能夠避免或削減對檔案原件的損壞，以便有用地延伸原件的保存時刻；特別是那些前史長遠的寶貴檔案資料，完結數字化管理后無疑會得以更好地保存。

二、檔案數字化管理的缺少

（一）檔案數字化管理有必定的危險性。在信息技能逐日遍及的今天，網絡信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客不合法侵略等均為核算機體系里的檔案信息構成了極大要挾，添加了檔案保密管理難度。別的，部分檔案在轉化成電子檔案時，首要運用電子編碼技能來進行檔案批改，電子編碼技能在運用時有必定的壞處，假如對原始憑據內容進行批改也不會留下任何痕跡，相關管理人員是很難及時發現的。所以，違背《檔案法》的行為應備加警惕。

（二）電子文件檔案貯存受載體束縛性強。電子文件對軟硬件設備的依托性適當強，核算機貯存設備容量雖大，不過面臨呈幾何級數展開的電子文件也有窮盡之時，且核算機運用軟件更新適當快，不少前期構成的文件在新的軟硬件環境下無法讀取，即便是一同期的電子文件也或許存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長時刻乃至準確管理。

（三）數字檔案的法令效能問題。檔案是原始的回憶，具有憑據效果和法令效應。但數字檔案有其特別性，因為它的內容簡略被批改，并且內容和載體易別離，實在性存在“信任危機”。因而，數字檔案突顯囧態，在法令面前很難成為合法有力的依據。

（四）工作人員業務本質需求進步。因檔案數字化與數字化檔案信息管理必定會用到核算機軟硬件與掃描、存儲、數字印象管理等多種現代化技能，增強檔案管理業務水平，并非僅懂得現代核算機技能的人即能擔任并完結工作，唯有一專多能的復合型人才方可擔任。因而應注重檔案數字化與數字化檔案管理人員的培育?？倸w，在核算機網絡技能不斷展開的21世紀，檔案數字化管理是檔案工作展開的必定趨勢?，F代信息技能必將完結由手藝檔案管理至主動化管理的改造，然后進步管理工作功率，削減勞動強度，加速文件傳輸。作為檔案管理人員應正確權衡檔案數字化管理利弊，緊跟年代展開步伐，探索出科學檔案管理新思路、新辦法，標準檔案信息化管理，發揮檔案信息數據資源的運用價值，方可凸顯檔案工作的服務效能。