隨著我國不動產統一登記制度的全面實施，各地不動產登記機構在工作中產生了大量不動產登記檔案。那什么是不動產登記檔案呢?

　　不動產登記檔案是指不動產登記部門在不動產權屬調查、登記、轉移、變更等工作中具有保存價值的歷史記錄，主要記載形式為不動產登記簿，包含以各類相關紙質文字、圖表描述、網絡登記表為主的原始憑證材料。

　　檔案內容

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　　不動產登記檔案包括從房管部門移交的房屋登記檔案、從農業部門移交的承包地登記檔案、從林業部門移交的林權登記檔案以及不動產登記中心制作的不動產登記檔案，含紙質檔案和電子檔案兩種形式。

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　　不動產登記檔案的內容包括在登記工作中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的紙質檔案和電子檔案，包括權屬來源資料、登記申請材料、登記機構的內部審核文件以及具有保存價值的其他材料(如∶實地查看記錄、登記現場詢問筆錄及照片或聲像、各種稅費的繳納憑證、契約、司法協助文書、不動產登記簿、不動產測繪資料、不予登記決定、查詢申請表等)。

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　　不動產登記簿以電子介質存放為準，存儲于不動產登記數據庫中，做好不動產登記簿的實時電子備份。電子不動產登記薄應轉換形成的紙質不動產登記簿，紙質不動產登記簿須存放在不動產登記檔案管理部門，并由登記實施部門會同不動產登記檔案管理部門負責維護。

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　　不動產測繪資料為不動產登記中心測繪管理部門移交的不動產測繪的相關資料，一般以宗地為單位立卷歸檔保存。

　　立卷歸檔

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　　從房管、林業、農業等部門接收的電子檔案應留底存檔，同時按照不動產統一登記的要求，逐步進行檔案資料融合形成不動產登記電子檔案庫;接收的紙質檔案應單獨保存。在辦理不動產變更登記過程中連步整理為不動產登記檔案。

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　　不動產登記檔案必須在各級不動產登記中心檔案管理部門集中歸檔管理，任何單位和個人不得拒絕歸檔或者據為已有。

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　　每件(宗)不動產登記工作完成后，登記人員應當及時將整好的權屬資料、文件等經登記負責人審查后，送交檔案室立卷歸檔。檔案管理部門要對送來的資料進行審查，確保送來的資料符合要求后簽字接收。

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　　不動產登記檔案應當做到書寫符合標準、字跡工整、內容規范、圖形清晰、數據準確、符合檔案立卷歸檔的要求。手工填寫的部分采用墨汁或碳素墨水書寫檔案，字跡要工整，圖樣要清晰。由原電子檔案或各級房管部門通過數據接口推送而來的電子檔案資料轉化的紙質資料應加蓋檔案專用章。

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　　應建立電子檔案庫，方便檔案的查詢工作。電子檔案由紙質檔案掃描錄入而成，紙質檔案的掃描入庫工作須在信息化工作人員的協助下進行，應建立電子檔案與不動產登記數據的關聯。單頁材料采用JPG格式存儲，多頁材料可以采用pdf格式或JPG格式存儲，適當減小頁面數據量，以圖面清晰能識別為度。

　　檔案分類

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　　按不動產地理位置分類

　　不動產作為自然物的首要特性即不可移動性，又稱為位置固定性。無論不動產的自然狀況、權屬狀況發生怎樣的變化，其地理位置始終不變，因此可以按不動產所在的地理位置對不動產登記檔案分類。一個不動產登記機構一般負責一個地籍區的不動產登記業務，其不動產登記檔案可按“地籍區+地籍子區(或街坊)+宗地+地上定著物”分類。

　　采用這一分類方法，可以直接使用不動產單元號的第二至四段代碼作為檔案號。不動產單元號即不動產的“身份證號”，共有28位，分為4段∶一段表示所在行政區劃代碼，6位;第二段表示地籍區和地籍子區代碼，6位;第三段表示宗地號代碼，7位;第四段表示定作物編碼，9位。

　　采用該分類方法的優點是，檔案在庫房中也按分類號分區排放，同一地理位置的所有檔案均存放在一起，檔案管理人員只要熟悉本地區街坊、道路，也就能熟悉館(室)藏檔案，手工檢索查檔也非常方便快捷，適用于傳統的檔案管理方式。該分類方法的缺點是，不動產會因自然狀況、權屬狀況的變化而產生新的登記檔案，因此檔案上架排放時需要預留空間，故庫房利用率較低。特別是在房屋交易頻繁的情況下，房屋類不動產登記檔案數量增長較快，且不同地理位置的增速不平均，導致檔案架(柜)預留空間有的地方不夠用、有的地方用不完，檔案庫房每隔幾年就需要倒架(柜)，耗費大量人力物力。

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　　按檔案形成年度分類

　　不動產登記檔案按業務件立卷，可以以該件業務登簿日期或歸檔日期確定其所屬年度，每一年度下面再按不動產權利類型分小類、編序號。不動產登記業務雖然類型較多、關聯關系復雜，但具體到一宗業務卻相對簡單，從受理到完成登記、資料歸檔少則三五天、多則十幾天，跨年度的登記業務較少，按年度分類操作簡便。

　　采用該分類方法的優點是，每一年度結束，該年度所形成的檔案數量能夠確定下來，不會再增加或減少;所占用的存放空間也是確定的，無需預留，這樣就提高了庫房的利用率、節約了保管成本。缺點是，同一地理位置的、存在關聯關系的多件檔案會因為年度不同而分散存放，如果需要一次性調閱上述多個檔案原件，比較費時費力。但隨著檔案數字化的快速推進，檔案原件調閱率逐步下降，上述缺點可以忽略。

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　　按不動產登記業務類型分類

　　根據《不動產登記操作規范(試行)》，不動產登記業務可分為12 種業務類型∶(1)集體土地所有權登記;(2)國有建設用地使用權登記;(3)國有建設用地使用權及房屋所有權登記;(4)宅基地使用權及房屋所有權登記;(5)集體建設用地使用權及建筑物、構筑物所有權登記;(6)海域使用權及建筑物、構筑物所有權登記(內陸城市沒有此類型);(7)地役權登記;(8)抵押權登記;(9)預告登記;(10)更正登記;(11)異議登記;(12)查封登記。每一類編制一個兩位數的業務代碼，今后有新增的業務類型可隨之增加。

　　采用該分類方法的優點是，不同業務類型的不動產登記檔案相對集中存放，便于按"主題"查找，同時易于區分保管期限不同的檔案。該分類方法的缺點是，不動產登記受理環節為簡化程序、方便群眾，會將部分關聯緊密的不同類型業務合并辦理，分類時存在交叉情況。