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在科技飛速發展的社會背景下，以往的檔案管理模式跟不上新時代發展的步伐。早在2012年，國家檔案局負責人就在召開全國安全體系建設會議時鄭重提出“檔案三體系”建設，這表明檔案數字化建設對檔案資源服務利用的重要性。隨著數字社會和大數據時代的到來，檔案數字系統的建設也進入了一個快速的渠道，這對于相關的檔案管理部門來說既是機遇，也是挑戰。因此，有必要對檔案管理部門的相關部門進行認識，了解其目前的工作環境。
一是檔案數字化建設的優勢
數字文件是將不同介質的文件信息整合成統一的資源庫，其開放性涵蓋了紙質文件、影視文件的方方面面，以及文件信息的整個生產和利用過程。與傳統的檔案管理模式相比，數字檔案實現了檔案工作向計算機管理的轉變，增加了檔案管理的科技含量，為管理部門提供了安全優質的信息服務手段。檔案資源的數字化建設不僅可以豐富檔案管理系統平臺的內容，還可以促進檔案數字化中圖像處理等高科技技術的發展和應用。借助信息技術，檔案用戶可以直接快速地搜索和瀏覽所需的檔案資源，大大提高了工作效率和檔案資源的利用率，可以更好地發揮檔案信息的增值作用。此外，檔案資源的數字化可以大大減少紙質文檔的數量，節省一定的紙質復印費用和人工修復資金的費用，因為紙質文檔的反復查閱和老化。同時，檔案資源的數字化可以實現檔案數據項目和原文的在線查詢和利用，可以有效減少紙質檔案業務的運營，盡量避免對原檔案實體產生負面影響。
